Qu’est-ce que Microsoft Office 365 et pourquoi l’utiliser ?

Partager

Pour beaucoup d’utilisateurs d’Office, Microsoft Office 365 demeure méconnu. Ils le confondent souvent avec un produit Microsoft classique. Ils s’imaginent qu’ils ont accès à Word, Excel PowerPoint, etc. « via le Cloud ». Mais c’est justement le Cloud qui apporte des avantages supplémentaires.

Qu’estce que Microsoft Office 365 pourquoi l’utiliserAnton Neidel, Expert en technologies Microsoft chez COMPAREX, nous les détaille.

Quelles différences ?

Certes, Office 365 reprend toutes les fonctionnalités d’Office, mais il offre infiniment plus. Ses avantages sont au mieux sous-estimés, sinon totalement ignorés. De mon point de vue, Office 365 permet l’émergence d’une nouvelle stratégie globale au sein de l’entreprise. Au-delà de certaines composantes comme Exchange Online, SharePoint Online ou Skype for Business Online, Office 365 permet la mise en œuvre de fonctions de sécurité, d’analyses de données, de travaux en mode projet, de communication en temps réel, de réseaux sociaux, et bien davantage.

Pourquoi s’abonner à un service Cloud, comme Office 365 ?

Pour de multiples raisons. En voici quelques-unes :

  • Les entreprises souhaitent se concentrer sur leur cœur de métier, générateur de revenus. Pour la vaste majorité, il ne s’agit pas de la mise en œuvre et de la maintenance d’un système d’information très complexe.
  • Les coûts engendrés par la mise à disposition d’un tel système à disponibilité et fiabilité élevées sont trop importants.
  • Les entreprises ne disposent pas des ressources humaines nécessaires à la gestion d’un tel système d’information, très sophistiqué.
  • Elles préfèrent réduire les coûts, par exemple ceux engendrés par les licences logicielles, ou bien ceux générés par l’archivage des innombrables messageries existantes.
  • Les entreprises veulent disposer en permanence de la version la plus récente d’un logiciel, mais elles rechignent devant l’effort de s’assurer elles-mêmes que leur système d’information dispose bien des dernières mises à jour.
  • Les entreprises prévoient de travailler avec des partenaires extérieurs sans pour autant vouloir faire face à des dépenses supplémentaires ou à des problèmes de sécurité.

Il ne s’agit là que de quelques exemples souvent rencontrés. Lorsque l’on prend en compte l’ensemble des fonctionnalités d’Office 365, ces exemples d’applications deviennent évidemment beaucoup plus nombreux. Savoir si Office 365 répond aux besoins des entreprises n’est possible qu’en possédant une connaissance approfondie des fonctionnalités disponibles, des contraintes éventuelles, des efforts à fournir, de la complexité d’intégration, et d’une vision globale des coûts.

Quelles sont les raisons pour une entreprise d’utiliser Office 365 ?

Ceci nous ramène à la question de savoir pourquoi mettre en œuvre Office 365. Répondre à cette question de façon exhaustive et catégorique dépasserait largement le cadre de cet article. Un livre entier n’y suffirait pas ! Prenons un exemple : une entreprise de taille moyenne du secteur de l’automobile. Il va de soi qu’une telle entreprise doit pouvoir s’appuyer sur une bonne infrastructure informatique. Par conséquent, cette entreprise va dégager des ressources, des moyens technologiques, et un budget qui vont lui permettre de mettre en œuvre un environnement informatique adéquat. En plus de devoir être sûr, à jour, et hautement disponible, il doit également être facile à maintenir. Prenons maintenant comme exemples les problèmes de maintenance et de mises à jour.  Les principaux besoins identifiés sont très probablement :

Maintenance. Il est nécessaire d’assurer un niveau de maintenance des systèmes qui :

  • fournisse une protection proactive contre les pannes.
  • permette d’assurer un haut niveau de performance des opérations.
  • offre une protection contre toutes les failles de sécurité.

Mais regardons maintenant les problèmes liés à la nécessité de disposer de systèmes en permanence à jour.

Il ne s’agit pas là de simples problèmes de gestion des mises à jour ou de correctifs de sécurité. Il s’agit plutôt de créer un environnement de travail moderne. De nos jours, certains étudiants ou stagiaires disposent de meilleurs logiciels ou de meilleurs matériels informatiques qu’un grand nombre d’entreprises. De nombreuses universités mettent gratuitement à la disposition de leurs étudiants un nouvel MS Office. Office 365 commence même à faire son entrée au sein de la vie universitaire.

En quoi cela va-t-il influencer notre entreprise de taille moyenne ? De façon très simple : les étudiants d’aujourd’hui s’attendent à bénéficier des mêmes équipements sur leur lieu de travail que ceux qu’ils utilisent chez eux. Chaque jeune employé, chaque nouvelle recrue, indépendamment du fait qu’il ait été auparavant étudiant ou stagiaire, souhaite travailler au sein d’une entreprise moderne et innovante. Leurs conversations, quand ils boivent un verre après le travail, sont les mêmes que celles qu’ils avaient lorsque, étudiants, ils se retrouvaient sur le terrain de sport : “Quel est le téléphone que t’a donné ton employeur ? Quelle version d’Office utilises-tu ?”. Et quel employeur ne voudrait pas alors faire bonne impression ?

Mais ce n’est qu’un aspect du problème. L’autre aspect pose un défi bien plus ardu. Car après tout, comment mettre en œuvre une solution Bring Your Own Device (BYOD) sans que cela prenne une éternité ? Comment déployer rapidement le nouvel MS Office, et sera-t-il compatible avec le back end de l’entreprise1 ? Quelles sont les ressources et le budget nécessaires pour mener à bien ces projets ?

Nous n’avons cité ici que deux exemples qui plaident en faveur de ce nouveau logiciel, mais il en existe de nombreux d’autres.

Le cycle de vie d’un logiciel

Regardons maintenant la manière dont les nouvelles versions d’un logiciel ou d’une solution SI sont mises en œuvre au sein de l’entreprise :

Qu’estce que Microsoft Office 365 pourquoi l’utiliser
Source : Microsoft. Le cycle de vie d’un logiciel

2008 : Une nouvelle solution logicielle est mise en œuvre, qui répond aux attentes des utilisateurs. Dans la plupart des cas, rien ne changera pendant les quelques années qui suivent le déploiement. En voici les raisons :

  • Absence de budget
  • Absence de ressources
  • Non-priorité pour la direction

Le logiciel va continuer à être utilisé jusqu’à ce que l’entreprise soit obligée d’évoluer. Ceci pourra être provoqué par les utilisateurs, ou par le fait que le logiciel n’est plus supporté.

De nouvelles versions du logiciel avec des fonctionnalités améliorées ont été mises sur le marché entre 2008 et 2014, et la DSI a décidé de les ignorer. Cela a provoqué un certain nombre d’inconvénients :

  • Des utilisateurs mécontents
  • De nouvelles fonctionnalités non disponibles

En outre, lorsque plusieurs versions intermédiaires ne sont pas installées, il devient de plus en plus difficile de passer d’une version obsolète à une nouvelle version. Les exemples sont légion : Serveur 2003 vers Serveur 2012, Office 2007 vers Office 2016, et ainsi de suite.

Grâce à Office 365, les entreprises pourront toujours utiliser la dernière version disponible sans avoir besoin de mettre en œuvre des projets de migration importants ou sans devoir utiliser de ressources supplémentaires. Les dernières versions des produits Office, Exchange, SharePoint ou Skype for Business sont disponibles en permanence. Et c’est précisément pour ces raisons qu’une entreprise devrait faire le choix d’Office 365.

1L’environnement applicatif existant

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *