La mobilité avec Office 365, le changement des usages

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Face au télétravail qui ne cesse d’augmenter (environ 20 % de télétravailleurs en France en octobre 2015 selon l’institut BVA) et à des salariés de plus en plus nomades, les entreprises ont massivement déployé des équipements et des applications mobiles. D’ailleurs, ces mêmes entreprises autorisent de plus en plus leurs collaborateurs à utiliser leurs propres terminaux mobiles (approche BYOD « Bring Your Own Device ») ou bien à leur fournir un catalogue de terminaux prédéfinis (approche CYOD « Choose Your Own Device »).

Résultat : la mobilité est désormais diffuse dans toute l’entreprise, les smartphones, les PC portables, les tablettes, tous ces postes nomades se multiplient. Avec eux, les réseaux sans fil (WiFi, DECT, 4G, etc.) et bien sûr les applications mobiles dont les premiers usages concernent surtout la messagerie professionnelle et les outils bureautiques à l’instar d’Office 365. Il faut savoir que depuis quatre ans, plus de 30 millions d’utilisateurs et d’entreprises utilisent Office 365 afin d’améliorer leur productivité, l’accessibilité mais aussi la collaboration. Et ces mêmes utilisateurs très nomades sont toujours plus nombreux à exploiter les applications mobiles d’Office gratuites, ou mieux encore, à les utiliser dans des abonnements d’Office 365 (Office 365 Business Premium, Office 365 Business, Office 365 Enterprise E3, etc.) pour disposer de fonctions avancées et améliorer ainsi leur expérience mobile.

Le parc mobile est très hétérogène dans les entreprises et les utilisateurs qui ne disposent pas de terminaux mobiles sous Microsoft Windows Phone ou sous Windows 10 sont confrontés à une expérience client peu ergonomique. En effet, sous Android ou sur les iPad, l’accès aux applications Office 365 se fait via un navigateur Internet. L’expérience n’est pas optimisée et cela peut rapidement devenir frustrant pour les collaborateurs. En partant de ces constats, Microsoft a donc créé des applications tierces pour mobiles (Word, Excel, PowerPoint et OneNote) – téléchargeables depuis les app-stores d’Apple pour iOS et de Google Play pour Android – qui permettront aux collaborateurs d’accéder à leurs documents et emails depuis n’importe quel endroit et depuis n’importe quel device mobile.  

Mais pour profiter de toute l’expérience mobile d’Office et de toutes ses fonctions avancées, un abonnement à Office 365 présente un certain nombre d’avantages. Déjà, les abonnements Office 365 incluent les versions complètes des applications Office Mobile. Par exemple, dans Word, il est possible d’aller bien plus loin que la simple consultation de fichiers, l’utilisateur peut ainsi modifier l’orientation de la page, ajouter un objet WordArt et des effets d’image, ou encore insérer des éléments graphiques. Autre exemple, dans PowerPoint, l’utilisateur dispose d’un accès au mode Présentateur avec la possibilité de prendre des notes en temps réel, il peut aussi modifier l’audio, la vidéo ou utiliser des styles d’image.

Ensuite, un abonnement à Office 365 apporte des fonctions additionnelles très importantes de stockage et de partage de fichiers. En effet, l’utilisateur nomade peut modifier ou enregistrer tous ses fichiers directement dans OneDrive Entreprise, l’espace de stockage Cloud de Microsoft ou les partager via SharePoint. De plus, en exploitant Office 365 dans un environnement mobile, un accès à d’autres applications comme le réseau social Yammer ou l’outil de messagerie instantanée et de collaboration Skype for Business est possible pour les utilisateurs. Toutes ces fonctions et ces outils supplémentaires apportent bien plus de productivité aux salariés et sont bénéfiques pour l’entreprise.

Enfin, en souscrivant un abonnement à Office 365, l’expérience mobile de l’utilisateur est garantie grâce à l’obtention de plusieurs options du support technique pour toutes ses applications mobiles. Ainsi, en cas de problème, l’utilisateur peut le soumettre à un technicien du support technique par téléphone, en ligne ou via la communauté de support technique d’Office 365.

Boubacar Gomis
 
 
Boubacar Gomis
Microsoft Office 365 Specialist
COMPAREX France

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