Q&R Office 365 ProPlus

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Connaissez-vous Office 365 ProPlus ?

Nous avons choisi de répondre aux questions qui nous sont les plus fréquemment posées, pour vous faire découvrir cette solution, avec un focus sur l’intégration d’Office 365 ProPlus au sein des infrastructures les plus courantes : 

  • Qu’est-ce qu’Office 365 ProPlus, et comment le différencier d’Office 2013 ?
  • Comment mettre en œuvre Office 365 ProPlus ?
  • Comment mettre à jour Office 365 ProPlus ?
  • Comment activer Office 365 ProPlus ?
  • Que doit faire le département IT et les utilisateurs finaux pour gérer au mieux la transition ?

 

1. Qu’est-ce qu’Office 365 ProPlus, et comment le différencier d’Office 2013 ? 

Bien qu’Office 365 ProPlus ressemble beaucoup aux autres versions d’Office, il existe certaines différences. Office365 ProPlus comprend : 

Les outils familiers tels que la suite Office : Access, Excel, InfoPath, Lync, One-note, Outlook, PowerPoint, Publisher et Word – A installer sur PC, téléphone et tablette. 

Les services en ligne : Stockage et partage de fichiers, Office Online, Outil de narration digitale avec Sway et le décisionnel libre service avec Power Pivot qui permet l’analyse et la modélisation, la visualisation des informations avec Power View Pow. 

Comme les autres versions d’Office, Office 365 ProPlus est disponible en versions 32 bits et 64 bits 

Office sous la forme d’un achat avec licence définitive inclut les logiciels tels que Word, Excel et PowerPoint pour une utilisation sur un seul PC ou Mac. Les logiciels ne sont pas automatiquement mis à jour. Pour accéder à la dernière version, vous devez racheter Office lorsque la nouvelle version devient disponible.

Toutefois il existe également des différences en terme de gestion des licences

Pour utiliser Office 365 ProPlus, un utilisateur doit avoir un compte Office 365 et une licence doit lui être attribuée. Office 365 Pro Plus s’exécute localement sur l’ordinateur de l’utilisateur.  A chaque connexion de l’utilisateur à son ordinateur, l’ordinateur se connecte au Service d’activation et de validation pour vérifier l’état de la licence et étendre la clé de produit. Tant que l’ordinateur peut se connecter à Internet au moins tous les 30 jours, Office reste entièrement opérationnel. Si l’ordinateur est déconnecté d’Internet pendant plus de 30 jours, Office passe en mode d’utilisation avec fonctionnalités réduites jusqu’à la prochaine connexion et il en va de même si vous annulez votre abonnement, Office 365 ProPlus passe alors  en mode d’utilisation avec fonctionnalités réduites. Dans ce mode, les utilisateurs peuvent ouvrir et afficher des fichiers Office existants, mais ne peuvent pas utiliser la plupart des autres fonctionnalités d’Office 365 ProPlus.

La version Office 2013 est uniquement disponible on-Premise. En termes de mise en œuvre, l’application Office 2013 dispose d’un modèle de licence basé sur le poste de travail et l’installation est gérée comme d’habitude par un package MSI (Microsoft System Installer).

2. Comment mettre en œuvre Office 365 ProPlus ?

Il existe plusieurs méthodes de mises en œuvre disponibles pour Office 365 ProPlus. La meilleure option dans chaque cas dépend du degré de contrôle que l’entreprise souhaite conserver sur sa mise en oeuvre. 

Installation à l’aide du portail Office 365 

Les utilisateurs peuvent être assignés à un abonnement. Ensuite, le logiciel peut être installé sur n’importe quel poste quelle que soit sa localisation.

Installation sur un réseau local partagé

Les administrateurs du service informatique peuvent télécharger le logiciel Office 365 ProPlus puis le distribuer avec l’aide des outils d’installation standard tels que SCCM (System Center Configuration Manager). Office 365 ProPlus peut également être mis à disposition sous forme d’images. 

Installation en utilisant les services de bureau à distance (RDS – Remote Desktop Services) ou un environnement VDI

La mise à disposition d’Office via un service de bureau à distance (RDS) ou un bureau virtuel (VDI) peut se faire aussi pour Office 365 ProPlus. Il suffit juste d’activer l’option de licence « Shared Computer Activation » (SCA) que Microsoft propose depuis août 2014.

Une question fréquemment rencontrée dans ce contexte est de savoir comment installer Office 365 ProPlus dans un environnement dans lequel RDS est utilisé, souvent en combinaison avec Citrix XenApp. RDS permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur
un ordinateur externe en même temps. De plus, le SCA permet de travailler simultanément, par exemple en utilisant le Word d’Office 365 ProPlus Suite. SCA est activée uniquement si plusieurs utilisateurs travaillent sur un ordinateur en même temps.

 

3. Comment mettre à jour Office 365 ProPlus ?

La méthode de mise en œuvre choisie a des répercussions pour les mises à jour et la manière de les contrôler. Les mises à jour et les mises à niveau sont exécutées automatiquement pour les utilisateurs qui installent directement Office 365 ProPlus via le portail. Cela signifie qu’ils reçoivent les mises à jour et leurs fonctionnalités supplémentaires chaque mois. Cette méthode a l’avantage de progresser par étapes successives, et de permettre aux utilisateurs de se familiariser avec de nouvelles fonctionnalités à leur rythme. Les clients qui gèrent leur propre mise en œuvre Office 365 ProPlus peuvent décider s’ils veulent ou non installer des mises à jour. Ils peuvent mettre en oeuvre les mises à jour immédiatement ou le faire plus tard. En l’état, les mises à jour ne peuvent être reportées pour une période n’excédant pas  12 mois, après quoi, Microsoft ne pourra plus prendre en charge la version en question. L’administrateur décide pour quels groupes appliquer le mécanisme de retard, et ceux pour lesquels  la mise à jour sera continu.

4. Comment activer Office 365 ProPlus ? 

La stratégie de licence est l’un des changements les plus importants à être apporté par Office 365 ProPlus.  Office ProPlus signifie une licence par utilisateur et non par appareil. La répartition et l’activation de licences ont également radicalement changé. L’activation d’Office à l’aide d’un service de gestion de clés a été renvoyée au passé. Les utilisateurs reçoivent une licence Office 365 ProPlus et peuvent l’installer sur un maximum de cinq appareils, par exemple cinq smartphones ou tablettes. Ces installations ne comptent plus dans le nombre maximum d’appareils (cinq) si l’activation de l’ordinateur partagé est activée. Dans ce cas, le nombre maximum d’appareils est sensiblement plus élevé. Les utilisateurs peuvent décider eux-mêmes des dispositifs de « désinstallation » une fois que le nombre maximum d’installations a été atteint.  Microsoft a récemment annoncé que les administrateurs sont à-mêmes de gérer cette décision au nom des utilisateurs, simplifiant ainsi le processus de support aux utilisateurs finaux dans le cas où des problèmes surviendraient lors de l’enregistrement et de l’installation d’Office 365 ProPlus, ainsi que pour Project Online ou Visio pour Office 365.

Comment les plug-ins, les macros et autres applications peuvent-ils être gérés s’ils ne sont pas intégrés dans Office 365 ?

Plus les entreprises grossissent plus les environnements informatiques sont complexes. La plupart des plug-ins et des macros sont trouvés dans ces environnements complexes. Par exemple, ils peuvent être intégrés dans le logiciel de comptabilité qui ne fonctionne que sur les versions antérieures d’Office, tels que 2010 ou 2007. Ces applications ne répondent pas aux dernières normes de développement chez Microsoft, et les entreprises ne sont pas en mesure d’exécuter Office 365 sur un préavis court. Office 365 évolue en permanence, ce qui signifie que cette situation doit être résolue. Ne l’oublions pas, même un arrêt temporaire de ces types d’applications est souvent irréalisable. Heureusement, nous avons remarqué que les fournisseurs d’applications tentent de réduire l’écart avec les progrès actuels, et modifient leurs applications pour répondre aux développements continus d’Office 365. Un nombre croissant de programmes sont ainsi mis à jour dans une version compatible avec Office 365. Néanmoins, les clients doivent avoir en tête qu’avant d’exécuter une application dans Office 365 ProPlus, ils ont besoin d’un accord contractuel attestant que le programme sera adapté pour fonctionner avec toutes les mises à jour et mises à niveaux d’Office 365.

Installation parallèle

Office 365 ProPlus soutient l’installation parallèle d’Office 365 ProPlus avec les anciennes versions afin de résoudre des problèmes de compatibilité.  Beaucoup de problèmes peuvent être résolus de cette manière.

Est-il nécessaire de procéder à une vérification approfondie pour assurer la compatibilité avec Office 365 ProPlus ?

De la façon dont les applications sont organisées, il est certainement impératif de vérifier la compatibilité du programme avec Office 365. Nous effectuons ce genre de vérifications pour nos clients afin de leur ouvrir la voie pour une transition en douceur. Chaque fois que nous prenons connaissance à l’avance des éventuels problèmes de compatibilité, nous pouvons nous adresser à l’éditeur pour trouver une solution ou une alternative. Nous avons observé que dans de nombreuses questions de ce type,  les éditeurs sont en mesure de proposer une alternative  qui peut fonctionner aux côtés du nouveau logiciel. Les éditeurs ont un réel intérêt à veiller à ce que leurs programmes fonctionnent, et sont prêts à remplacer leurs produits actuels, sans frais supplémentaires.

5. Que doit faire le département IT et les utilisateurs finaux pour gérer au mieux la transition ?

Le département IT et les utilisateurs finaux accepteront Office 365 ProPlus seulement si une attention particulière est accordée à l’application avant et après sa mise en œuvre, et si le service informatique met en place le bon support. Dans ce cas, il peut être judicieux de préparer un plan de mise en œuvre qui spécifie la formation de l’équipe de support et des utilisateurs finaux, et aussi comment les mesures seront communiquer aux utilisateurs finaux dans le respect des changements et des bénéfices individuels qu’ils impliquent. Préparer ce type de plan est la clé pour réussir la mise en oeuvre et le bon usage d’Office 365 ProPlus.

Une autre méthode qui ne comporte pas de coûts supplémentaires serait de fournir Office 365 ProPlus aux utilisateurs finaux pour une utilisation à domicile. Office 365 ProPlus peut être installé facilement sur plusieurs appareils, dont l’un – du moins au début – peut être l’appareil personnel des utilisateurs finaux. De cette façon, ils pourraient se familiariser avec les fonctionnalités d’Office 365 ProPlus et passer à un usage professionnel beaucoup plus facilement. 

Perspectives 

La mise en œuvre d’Office 365 ProPlus est-elle inévitable ? Nous pensons que oui. A l’avenir, Microsoft va augmenter le rythme et la fréquence de l’évolution, de sorte que les entités qui ne restent pas à jour seront tôt ou tard confrontées à des problèmes de compatibilité. Ici, Office 365 ProPlus peut être la première étape vers le Cloud Microsoft.

Nous pouvons penser à quelques situations dans lesquelles les entités bénéficieraient d’un passage à Office 365 ProPlus :

  • Changer de programme pour une utilisation à domicile. Même si votre organisation a encore plusieurs actions à entreprendre pour l’implémentation, les employés qui ont obtenu Office 365 (y compris Office 365 ProPlus) seront en mesure de s’y familiariser avec leur version à domicile. Ainsi,  ils seront entièrement habitués à usage d’Office 365 ProPlus lorsque l’implémentation finale aura lieu.
  • Prévenir les risques de conformité : Il était impossible de mettre en œuvre un package Office 365 ProPlus acheté avec une licence E3 ou E4 dans un RDS virtuels ou un environnement Citrix. Cela a changé en août 2014. Tous les clients détenant  des licences Office 2013 ou des droits de mise à jour vers des licences Office 365 ProPlus (via SA) découvriront qu’ils ne sont plus compatibles depuis le 1er septembre 2015. Les clients capables de démontrer l’achat des bonnes  licences après le 1er septembre 2015 peuvent être tenus d’acheter une nouvelle licence Office pour une utilisation sur site (on-Premise), ce qui impliquera directement l’utilisation d’Office 365 ProPlus.
  • Des règles strictes pour les données dans le Cloud public : Beaucoup d’entités trouvent qu’il est difficile de passer la première étape dans le Cloud. La question clé est de savoir si les données de l’entreprise peuvent être intégrées dans le Cloud. Ceux qui choisissent d’utiliser Office 365 ProPlus comme seul service en ligne par Microsoft auront une première étape à passer, sans les données qui s’y trouvent. Les mises à jour et les tâches d’administration peuvent encore être réalisées localement, sans migration des données vers le Cloud de Microsoft. Les données critiques restent stockées localement. Seules les métadonnées suivantes seront déplacées vers le Cloud : 

o Liens vers des documents les plus récemment utilisés (HTTP file paths)
o Liens vers les archives les plus récemment utilisées (HTTP file paths)
o Point le plus récent dans le document Word
o Diapositives les plus récentes dans Power Point 
o Dictionnaires personnalisés
o La conception et l’écran personnalisé du Bureau

Pour de nombreuses entités, Office 365 ProPlus est une première étape vers une solution Cloud de Microsoft. Dès qu’elle est passée, il est utile d’examiner s’il y’a d’autres scénarios qui justifieraient d’aller plus loin vers d’autres solutions Cloud de Microsoft.

Article écrit par Madeleine van de Rotten, Consultante Cloud COMPAREX Pays-Bas et Boubacar Gomis Opportunity Manager  COMPAREX France. 

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