Notre expert vous présente Office 365

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Présentation générale des produits et fonctionnalités contenus dans Office 365, par Vincent Thura, Consultant Solutions Cloud Microsoft chez COMPAREX. 

Que contient et que vous propose Microsoft Office 365 ? Si vous n’avez d’autre réponse que le pack bureautique avec (ou sans) Outlook, je vous invite à regarder ma vidéo, moins d’un quart d’heure, pour un tour d’horizon exhaustif de toutes les solutions de communication, d’échanges et de partage que vous trouverez dans la suite bureautique de Microsoft, dont les évolutions sont perpétuelles grâce au Cloud.  

 

 

Tout le monde connait et/ou utilise aujourd’hui les produits de la famille Office. Que ce soit Word, Excel ou Powerpoint, 95% des entreprises dans le monde les utilisent pour leurs business et flux internes.

Nous pourrions penser qu’Office 365 ne se limite qu’à ces produits, ou que l’offre ne nécessite aucune réflexion ou compétence interne pour y souscrire. Or, une offre Office 365 est complexe tant les produits proposés et les différentes fonctionnalités disponibles sont nombreux.

Nous retrouvons les produits de la suite Office, mais aussi un service de messagerie via Exchange Online, de collaboration via Sharepoint Online, de stockage externe via Onedrive Entreprise, et de messagerie instantané et VoIP via Lync Online.

Tout d’abord, Office 365 vous permet d’accéder aux applications Office, via le navigateur internet de votre choix, pour créer, éditer, ou consulter vos documents depuis tout support, répondant ainsi à 80% des besoins en bureautique. Pour retrouver toutes les fonctionnalités de la suite, il vous faudra accéder aux applications via l’installation sur votre périphérique.

Un nouveau mode de déploiement de la solution Office est proposé aux utilisateurs. Pour les postes fixes ou PC portables, il faudra télécharger l’exécutable via le portail Office 365 de l’utilisateur, et suivre simplement l’Assistant qui s’occupera de tout. Pour les appareils mobiles, l’utilisateur pourra se faire envoyer un sms sur son smartphone, où pourra directement télécharger l’application depuis les stores.

Vous retrouvez à la fin de l’installation, toute votre suite Office et pourrez commencer à les utiliser, seul ou à plusieurs, en même temps.

Outils de Collaboration 

Grâce au service fournit par Sharepoint Online, qui est un outil de collaboration très complet, les équipes informatiques peuvent mettre rapidement en place pour leurs utilisateurs des sites d’équipes, qui permettront la mise en place de processus interne à chaque société (génération automatique de document, envoi automatique aux services impliqués, base documentaire, etc…)

Vous pourrez ainsi organiser vos équipes selon les besoins de travail en mettant à leurs dispositions, du stockage de données, des flux de discussion, communiquer à l’extérieur via des flux RSS et bien d’autres choses encore.

Vos utilisateurs pourront ainsi travailler plus efficacement sur des besoins ponctuels, où sur du long terme grâce à ce service qui est maintenant accessible à tous, sans nécessité de posséder dans votre enterprise de haut niveau d’expertise de la solution Sharepoint et avec une rapidité de déploiement, parfois déconcertante.

Il est à noter ici, que Sharepoint n’est pas non plus une solution de stockage à proprement parlé.  En effet, l’espace compris dans l’offre Office 365 dépend du types de licence mais surtout du nombre d’utilisateurs pour lequel vous aurez souscrit.

Si vous désirez mettre en place une véritable solution de stockage personnelle accessible depuis n’importe où, il faudra vous intéresser aux offres de OneDrive for Business. En effet, les offres Office365 comprennent généralement ce service, pour un stockage total disponible de 1To  aujourd’hui par utilisateur, qui passera en illimité en fin 2015 pour les entreprises.

Vous pouvez à travers ce service, toujours partager vos données que vous aurez synchronisé sur votre OneDrive avec d’autres personnes, si vos équipes IT le permettent évidemment.

L’autre outil de collaboration répondant aux besoins de communications d’entreprises, est le réseau social nommé Yammer. Une société pourra alors facilement organiser sa communication interne ou externe, pour ses salariés, ou ses partenaires et clients, tout en gardant le contrôle sur le contenu posté via ce média. C’est un outil qui monte en puissance aujourd’hui dans les entreprises, car il permet l’élimination de certains mails, à caractère personnel, via la messagerie instantanée, disponible via ce service, mais aussi le partage d’information général de l’entreprise, pour une publication rapide et à grande échelle. 

Outils de Communication 

Ces dernières années, l’évolution de la communication à pris de l’ampleur au sein des entreprises. Auparavant, le téléphone était un élément indispensable au fonctionnement mais aussi à la productivité de l’entreprise. Il a ensuite été remplacé par la messagerie électronique, qui permis  de changer les modes de fonctionnements des utilisateurs et d’accélérer la communication entre eux, qu’ils sont internes ou externes. Aujourd’hui, la tendance évolue encore, via la mise en place au sein des sociétés de système de messagerie instantanée, de la voix sur IP, ou encore de l’état de présence des personnes que les utilisateurs veulent contacter.

Le produit Lync, accélère encore, grâce à Office 365, et sa version Lync Online de ce service, qui permet, par le déploiement de l’offre Office 365, d’organiser des web-conférences, de parler instantanément avec ses interlocuteurs ou non selon leurs disponibilités, ou encore d’afficher les équipes travaillant avec le collaborateur souhaité.

Nous pourrons même aller plus loin, en liant ce service entre différentes sociétés, passer des appels partout dans le monde ou sur des clients skype, ou encore permettre à des personnes ne possédant pas ce service, d’accéder à des réunions que vous organiserez.

Les usages au sein d’une entreprise se transforment, et aujourd’hui, l’ensemble des services proposés dans les offres Office 365 de Microsoft, permettent aux entreprises de pouvoir répondre à ces nouveaux besoins, de faire évoluer la productivité et l’organisation de travail de leurs salariés, en leur permettant de s’organiser selon les nombreuses variables du monde économique.

Pour toutes questions sur cette vidéo et sur les suivantes vous pouvez me contacter sur mon mail à vincent.thura@comparex.fr .

A bientôt dans le Cloud Microsoft !

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