Microsoft Office 365 : Vous pilotez sans visibilité sur un produit du Cloud ? Informez-vous sur la façon de bien planifier !

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Une forme améliorée de Trusty Office ? Microsoft promet des réductions de coûts, de la mobilité, de la flexibilité et une disponibilité exceptionnelle de 99,9 %. Dans cet article, nos experts Torsten Schaper et Boubacar Gomis expliquent ce dont il faut tenir compte lors de la planification des services Cloud et de Microsoft Office 365.

Phase de planification : de quoi faut-il tenir compte ?

Office 365, logiciel et services complémentaires

Quels services Office 365 seront utilisés ?

La première étape dans le choix des produits et services Office 365 à utiliser consiste à définir les services qui sont des ajouts utiles, et à identifier ceux qui seront développés en tant que services de base.

Les systèmes et la version Office utilisés par les clients supportent-ils les services Office sélectionnés ?

Quels systèmes et quelle version Office sont utilisés par les clients ? La plupart des clients de COMPAREX ont tendance à utiliser Office 2010 avec Windows 7. La question est de savoir si c’est la solution idéale, ou s’il vaut mieux installer Office 2013. Quels sont les avantages et les inconvénients ? Que doit prendre en compte le client lors de la planification ?

Comment l’utilisation de services serveurs (Exchange, SharePoint, Skype for Business) va-t-elle créer des dépendances ?

  • Version
  • Système d’archivage
  • Intégration de produits tiers comme la messagerie unifiée, le couplage téléphonie-informatique (CTI), les avis de dégagement de responsabilité concernant les courriels (Mail Disclaimer) la surveillance et la mise en place d’alarmes (Monitoring), etc.

Il faut être très clair en termes de dépendances avec d’autres services utilisés sur site. Par exemple, en ce qui concerne l’utilisation de Skype for Business ou l’archivage du courrier électronique partiellement migré sur le cloud, il est impératif de savoir si ces systèmes pourront être connectés ultérieurement et dans quelle mesure il existe d’éventuelles dépendances. Cela pourrait également créer des dépendances vis-à-vis de produits tiers. C’est pourquoi l’intégration d’un avis de déni de responsabilité concernant les courriels ou d’un système de surveillance et d’alarmes centralisé doit être bien réfléchie.

Comment un logiciel sera-t-il partagé dans l’entreprise par rapport à Office 365 Pro Plus?

Office 365 Pro Plus est une version d’Office nécessitant une activation en ligne. Ainsi, il n’est plus nécessaire pour les entreprises d’assurer un service KMS (Key Management Service). Les clients se connectent directement sur le service Office 365 pour activer la licence. Si cette méthodologie peut sembler complexe  – chaque client devra disposer d’une connexion Internet – elle permet d’attribuer les licences de façon souple sur le portail Office 365. Par exemple, les licences pourront être résiliées en cas de départ d’un employé de l’entreprise, assurant ainsi le retrait immédiat de toutes les versions et de tous les services Office 365 Pro Plus de l’utilisateur. De la même manière, les nouveaux employés accèdent rapidement aux services dont ils ont besoin, par exemple lors de projets de fusion.

Connexions : que faut-il prendre en compte et inclure dans la planification ?

Il faut maintenant tenir compte des connexions à l’infrastructure locale si le système de gestion d’identité basé sur AD Connect Service et optimum ADFS ont été mis en place en tant que base d’utilisation d’Office 365. Comment, par exemple, s’effectuera le transfert de données si Outlook ou Skype for Business est lancé au niveau local, mais doit permettre la connexion avec un service en ligne ?

Il faut dans ce cas tenir compte des éléments suivants :

  • Bande passante du réseau (Internet, LAN, WAN)
  • Temps d’attente sur le LAN et le WAN
  • Interfaces fournisseurs avec le réseau fédérateur MS
  • Nombre de connexions TCP nécessaires
  • Proxy WEB / exclusion pour les URL d’Office 365
  • Reverse proxy (diffusion de l’infrastructure d’Exchange)
  • Exceptions du pare-feu
  • Accès Internet sur les sites extérieurs
  • Résolution DNS sur un nom de domaine (partage DNS)
  • Routage SMTP

Conditions en matière d’organisation

D’après ce que nous savons des projets, il apparaît que les conditions d’organisation – selon la complexité et l’entreprise considérée – présentent souvent les plus gros obstacles. Il est judicieux de prendre en compte les paramètres généraux ci-après lors de la planification d’un projet en ligne :

  • De quelle façon les processus de l’entreprise vont-ils changer, notamment en ce qui concerne les services informatiques ? Les services devront à l’avenir collaborer alors qu’ils avaient jusqu’à présent peu de points de communication.
  • La protection des données personnelles reste un problème lorsqu’il s’agit de savoir quelles sont les informations qui peuvent sortir de l’entreprise, et où elles seront stockées. Quiconque veut travailler avec un produit Office 365 (comme Skype for Business, Exchange etc.) ne pourra échapper à des situations qui concernent la synchronisation avec Microsoft des données extraites d’Active Directory (du moins partiellement) pour des comptes d’utilisateurs développés en connexion avec le produit considéré. Ceci est une condition préalable essentielle. Il ne sera pas possible d’implémenter techniquement des scénarios hybrides sans système de gestion d’identité basée sur ADConnect.

Microsoft répond à un très grand nombre d’exigences en matière de protection des données personnelles pour la sécurisation des informations. Il est à noter que les données utilisateur  sont toujours disponibles dans le monde entier après connexion pour garantir les meilleures performances. Les données Exchange ou SharePoint sont stockées dans des datacenters assurés par contrat (juridictions européennes/américaines).

  • Existe-t-il des contraintes juridiques concernant les données qui peuvent sortir de l’entreprise ? Les entreprises sont-elles contractuellement tenues de signer un document juridiquement conforme sur l’archivage du courrier électronique ?
  • Existe-t-il des accords de niveau de service pour l’infrastructure informatique actuelle ? Il n’est pas rare de rencontrer chez les clients des situations où les services informatiques agissent comme un prestataire de services en interne pour le compte de l’entreprise afin d’appliquer des accords de niveau de service en cas de dysfonctionnement. Il y a lieu de vérifier certaines dispositions générales contenues dans ces accords afin de s’assurer de leur adéquation avec ceux garantis par Microsoft. Ceci garantit le bon respect des temps de réponse en cas d’erreur.
  • Stratégies actuelles en matière de sauvegarde et de plan de rétablissement après sinistre : La responsabilité de Microsoft est importante en pareil cas. Qu’est-ce que cela veut dire ? Par exemple, Microsoft doit faire en sorte que les données soient disponibles en permanence, et régulièrement sauvegardées dans le cas du déploiement par un client d’un service comme Exchange sous Office 365. Comment Microsoft procède-t-il ? Microsoft gère un certain nombre de datacenters détenant « plusieurs copies » des données du client sur plusieurs supports. Il disposera toujours d’autres copies pouvant être activées en cas de défaillance d’un datacenter ou d’un serveur. Les éléments contenus dans des courriels et supprimés par l’utilisateur sont transférés dans le dossier « Éléments supprimés » à partir duquel ils peuvent être restaurés. Office 365 n’offre pas normalement d’autre solution de sauvegarde permettant de restaurer le contenu de courriels d’après l’historique. Mais des prestataires extérieurs offrent effectivement cette solution grâce à des outils de sauvegarde supplémentaires. Le fournisseur de services dans le cloud assure alors le rétablissement après sinistre de serveurs et de bases de données complets – dans le cas présent, Office 365 et par conséquent Microsoft. Il n’existe donc pas d’option pour les utilisateurs permettant de rétablir ces serveurs ou ces bases de données dans ce genre de situation. Microsoft Support remédie automatiquement aux erreurs qui surviennent. Pour les clients devant disposer de plans de sauvegarde plus rigoureux, il existe des produits commerciaux complets de sauvegarde en ligne utilisables en association avec Office 365.
  • Gestion des informations à l’intention des utilisateurs et formation : Il est important d’informer les utilisateurs le plus tôt possible du déploiement futur des données et des produits dans le cloud. Cela s’accompagnera de changements dans le processus d’enregistrement, pendant le login et en termes de disponibilité. Il est par conséquent impératif d’informer et de former les utilisateurs afin d’assurer la pleine réussite du projet.

 

 

Newsroom_Infographic_Schaper_365

 

Torsten Schaper
Consultant Principal Microsoft Office 365 
COMPAREX Allemagne

 

Boubacar Gomis

 
 
Boubacar Gomis
Microsoft Office 365 Specialist
COMPAREX France

 

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